Επιτυχία στον ψηφιακό μετασχηματισμό

Σε πλήρη εφαρμογή και λειτουργία βρίσκεται από τη Δευτέρα 7 Σεπτεμβρίου το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων «Ίριδα».

Πρόκειται για το σύστημα που αναπτύχθηκε από το Γενικό Επιτελείο Αεροπορίας, υιοθετήθηκε από το Υπουργείο Εσωτερικών και διατίθεται δωρεάν στους φορείς της τοπικής αυτοδιοίκησης.

Ο Δήμος Ιωαννιτών κατάφερε μέσα σε χρόνο ρεκόρ –μόλις μέσα σε τέσσερις μήνες και εν μέσω θερινών αδειών- να ολοκληρώσει όλες τις απαραίτητες ενέργειες (διαδικασίες εγκατάστασης, εκπαίδευσης, προετοιμασίας οργανωτικής δομής) που χρειάστηκαν ώστε να μεταβεί στην καθολική ηλεκτρονική διαχείριση και διακίνηση εγγράφων μπαίνοντας στην εποχή της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και κάνοντας το πλέον ουσιαστικό βήμα για τον ψηφιακό μετασχηματισμό του.

Η Ίριδα προσφέρει ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο κατάργησης της έντυπης διακίνησης εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, μέσα από την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών πρωτοκόλλου, ψηφιακής διακίνησης και αρχειοθέτησης, λήψης υπογραφών και διεκπεραίωσης. Αποτελεί ένα σύστημα συνολικής βελτίωσης της λειτουργίας των υπηρεσιών του Δήμου Ιωαννιτών, αποτελεσματικό, ασφαλές και διαφανές με το οποίο προκύπτουν σημαντικά οφέλη και εξοικονόμηση πόρων.

Μετά από μόλις δύο εβδομάδες λειτουργίας τα αποτελέσματα όπως τα καταγράφει και τα παρουσιάζει ο αρμόδιος αντιδήμαρχος Γιάννης Λυκογιώργος είναι ήδη ορατά, τόσο για τις υπηρεσίες του Δήμου όσο και για τους δημότες:

– Μείωση του κόστους λειτουργίας του Δήμου

– Κατάργηση του δαιδαλώδους συστήματος των 11 πρωτοκόλλων που είχε ο Δήμος και αντικατάσταση με ένα ενιαίο πρωτόκολλο που αποδίδεται αυτόματα σε κάθε έγγραφο με αποτέλεσμα την τεράστια μείωση της γραφειοκρατίας.

– εξοικονόμηση χρόνου χρέωσης και διακίνησης της αλληλογραφίας, με συνέπεια τη μείωση στις μετακινήσεις αποστολής- παράδοσης της σχετικής αλληλογραφίας και παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας

– Ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων από φορείς και δημότες για λόγους ασφάλειας και φύλαξης με αποτέλεσμα τον εύκολο εντοπισμό ανά πάσα στιγμή.

– Χρέωση των αιτημάτων των πολιτών στις αρμόδιες διευθύνσεις εντός 24 ωρών.

– Ανάδειξη των δυσλειτουργικών διοικητικών διαδικασιών οι οποίες επί σειρά ετών ενίσχυαν την άσκοπη γραφειοκρατία με αποτέλεσμα τον εντοπισμό, τον ανασχεδιασμό και την βελτίωση τους

Ενδεικτικά εντός των πρώτων δύο εβδομάδων:

– Διακινήθηκαν ηλεκτρονικά 3471 έγγραφα, εξοικονομώντας πάνω από 15.000 φύλλα χαρτιού και περισσότερες από 2000 εργατοώρες (πρωτοκόλληση, χρέωση, μετακίνηση αποστολής – παράδοσης).

– Χρεώθηκαν ηλεκτρονικά 2402 εργασίες από τις οποίες ολοκληρώθηκαν 1486, ήτοι ποσοστό 62%.

«Τα στατιστικά αυτά αναμένεται να βελτιωθούν περαιτέρω εντός των επόμενων εβδομάδων και την πλήρη εξοικείωση του προσωπικού με την Ίριδα.

Ο Δήμος μας, ένας από τους 10 μεγαλύτερους Δήμους της χώρας, έδειξε ισχυρά αντανακλαστικά και ανταποκρίθηκε άμεσα στις προκλήσεις της εποχής όπως αυτές τέθηκαν από την πανδημία. Έτσι με τη χρήση της Ίριδας και των υπολοίπων δράσεων οι οποίες ολοκληρώνονται εντός του ερχόμενου διμήνου, διασφαλίζει την απρόσκοπτη λειτουργία του και εξυπηρέτηση του δημότη. Τηρώντας τα πρωτόκολλα ασφαλείας, οι εργαζόμενοι στον φορέα θα μπορούν να παρέχουν υψηλού επιπέδου υπηρεσίες προς τους δημότες απομακρυσμένα και από το σπίτι τους εκμεταλλευόμενοι τις δυνατότητες τους δίνει η Ίριδα και όλα τα εργαλεία Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης που θα τεθούν σε λειτουργία το αμέσως επόμενο χρονικό διάστημα», σημειώνει ο κ. Λυκογιώργος.

Σημειώνεται ότι καθοριστικό στοιχείο για την επιτυχία του εγχειρήματος είναι η ανταπόκριση όλων των υπηρεσιών και των υπαλλήλων του Δήμου. Από την πρώτη στιγμή «αγκάλιασαν» το εγχείρημα και στηρίζουν έμπρακτα την μετεξέλιξη του δήμου και την είσοδο στην ψηφιακή εποχή.